Jei dirbate savarankiškai Ispanijoje, tikriausiai jau girdėjote apie būsimą reikalavimą išrašyti elektronines sąskaitas faktūras . Nors šis reguliavimo pakeitimas buvo rengiamas jau daugelį metų, jis artėja prie realybės visiems specialistams, kurie išrašo sąskaitas faktūras kitoms įmonėms ar savarankiškai dirbantiems asmenims. Tai reiškia reikšmingus pokyčius tiek jūsų darbo, tiek apskaitos tvarkymo būduose.
Elektroninė sąskaita faktūra yra daugiau nei tiesiog skaitmeninis failas. Kad ji būtų teisiškai galiojanti, ji turi atitikti daugybę techninių, norminių ir funkcinių reikalavimų , kurie ją skiria nuo paprastos PDF sąskaitos faktūros, sugeneruotos „Word“ ar „Excel“. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime, ką reiškia ši nauja prievolė, kaip ji veikia savarankiškai dirbančius asmenis ir ką reikia daryti, kad kuo greičiau prisitaikytumėte ir išvengtumėte galimų baudų.
Ką reiškia elektroninės sąskaitos faktūros ir kodėl jos bus privalomos?
Elektroninė sąskaita faktūra yra skaitmeninis dokumentas, pakeičiantis įprastą popierinę sąskaitą faktūrą. Tačiau, kad ji turėtų tokį patį teisinį statusą, ji turi atitikti formalius reikalavimus, pavyzdžiui, būti struktūrizuotame formate (XML, UBL arba Facturae), būti pasirašyta elektroniniu parašu ir išsiųsta galiojančiu kanalu.
Šio pakeitimo priežastis kyla iš Įstatymo „Kūrimas ir augimas “ (Įstatymas Nr. 18/2022), kuriuo siekiama modernizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo sistemas Ispanijoje. Šiame įstatyme nustatyta, kad visi komerciniai sandoriai tarp įmonių ir specialistų turi būti atliekami naudojant elektronines sąskaitas faktūras . Praktiškai tai reiškia, kad kiekvienas savarankiškai dirbantis asmuo, dirbantis kitoje įmonėje ar specialistui, turės prisitaikyti.
Šis pakeitimas ne tik pagerina administravimą, bet ir siekia sumažinti pavėluotus mokėjimus, padidinti mokesčių skaidrumą ir skaitmeninti ekonomiką . Nors iš pradžių tai gali atrodyti kaip papildoma našta savarankiškai dirbantiems asmenims, iš tikrųjų tai gali suteikti didelių privalumų.
Kada savarankiškai dirbantiems asmenims bus privalomas elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas?
Įpareigojimas išrašyti elektronines sąskaitas faktūras nebus taikomas visiems savarankiškai dirbantiems asmenims vienu metu. Įstatymas nustato etapinį įgyvendinimo grafiką, kuris priklauso nuo metinės apyvartos ir susijusių techninių reglamentų rengimo.
- Savarankiškai dirbantiems asmenims ir įmonėms, turinčioms metinė apyvarta viršija 8 milijonus eurų, įpareigojimas įsigalios praėjus metams po techninio reglamento paskelbimo. Numatoma, kad tai įvyks 2023 m. 2025, taigi atsirastų prievolė 2026.
- Likusiems savarankiškai dirbantiems asmenims (kurių apyvarta mažesnė) terminas pratęsiamas iki dvejus metus po taisyklių patvirtinimo, kuri mus veda 2027 kaip terminą.
Nors daugelis specialistų jau dabar gali savanoriškai pradėti išrašyti elektronines sąskaitas faktūras, iš anksto prisitaikydami prie pokyčio, patartina atkreipti dėmesį į oficialius terminus.
Kas yra įpareigotas, o kas – nuošalyje?
Prievolė išrašyti elektronines sąskaitas faktūras taikoma tik B2B (verslas verslui) sandoriams . Todėl, jei sąskaitas faktūras išrašote fiziniams asmenims (B2C), vis tiek galite išrašyti popierines sąskaitas faktūras arba nestruktūrizuotus PDF failus.
Taip pat bus taikomos išimtys tam tikroms operacijoms, tokioms kaip:
- Mažmeninė prekyba su tiesioginiu pristatymu vartotojui, kai naudojami bilietai.
- Paslaugos be įsipareigojimo išrašyti sąskaitą faktūrą.
- Operacijos už Ispanijos ribų, jei joms netaikomi Ispanijos įstatymai.
Elektroninių sąskaitų faktūrų diegimo privalumai
Be teisinės prievolės, elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas suteikia labai svarbios naudos savarankiškai dirbančių asmenų kasdieniam valdymui :
- Sutaupytos išlaidos: vengiate spausdinimo, vokų, pašto siuntų, fizinio saugojimo…
- Geresnė organizacijaVisos sąskaitos faktūros yra centralizuotos debesyje, pasiekiamos iš bet kurio įrenginio.
- klaidų mažinimasPrograminė įranga automatizuoja mokesčių skaičiavimus ir užkerta kelią žmogiškosioms klaidoms.
- Didesnis saugumasSkaitmeninio parašo naudojimas garantuoja dokumento autentiškumą.
- Administracinis lankstumasidealiai tinka mokesčių deklaravimui ar apskaitai skaitmeniniu būdu tvarkyti.
Kokie elektroninių sąskaitų faktūrų formatai leidžiami?
Ne kiekvienas skaitmeninis failas laikomas galiojančia elektronine sąskaita faktūra. Kad atitiktų reglamentus, sąskaita faktūra turi būti pateikta struktūrizuotu ir sertifikuotu formatu . Pagrindiniai priimtini formatai yra šie:
- sąskaita faktūraprivalomas Ispanijos standartas, taikomas viešosioms įstaigoms išrašant sąskaitas.
- UBLtarptautinis formatas, palengvinantis sąveikumą.
- XML CII: Jungtinių Tautų propaguojamas pasaulinis atsiskaitymo formatas.
- EDIFAKTASISO standartas, naudojamas komerciniuose elektroniniuose duomenų mainuose.
Be to, siekiant užtikrinti vientisumą ir autentiškumą, prie jų turi būti pridėtas saugus elektroninis parašas arba naudojama EDI technologija.
Papildomi naujos sistemos įsipareigojimai
Naujoji atsiskaitymo sistema neapsiriboja elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimu. Ji apima ir naujus įsipareigojimus, tokius kaip:
- Sąskaitos faktūros būsenos įrašas: tiek siuntėjas, tiek gavėjas turi pranešti, ar jie buvo priimti, atmesti, apmokėti ar pervesti.
- Skaitmeninis išsaugojimasElektroninės sąskaitos faktūros turi būti saugomos 4 metai formatu, prieinamu peržiūrai.
- SąveikaSistemos turi būti suderinamos tarp skirtingų tiekėjų ir užtikrinti sklandų mainus.
- Bendravimas su IžduJei nenaudojate viešosios AEAT platformos, sąskaitų faktūrų kopijas turėsite nusiųsti per šią platformą.
Kokios programinės įrangos reikia norint išrašyti elektronines sąskaitas faktūras?
Norint prisitaikyti prie naujųjų reglamentų, jums reikės elektroninių sąskaitų faktūrų programinės įrangos , kuri atitiktų mokesčių administratorių ir nacionalinių įstatymų nustatytus techninius reikalavimus. Keletas pagrindinių rekomendacijų:
- Tai veikia debesyje ir atnaujinama automatiškai.
- Būkite pasiruošę generuoti sąskaitas faktūras „Facturae“ arba UBL formatu.
- Tai leidžia elektroninis parašas.
- Kad jį būtų galima integruoti su kitomis apskaitos priemonėmis, bankais ir pan.
Kai kurie žinomi rinkoje esantys sprendimai yra „Holded“, „Declarando“ ir „Quipu“. Šios platformos yra specialiai sukurtos laisvai samdomiems darbuotojams ir mažoms įmonėms.
Kokie yra elektroninės sąskaitos faktūros išrašymo žingsniai?
Procedūra nelabai skiriasi nuo tradicinės sąskaitos faktūros išrašymo, tačiau turėtumėte nepamiršti šių veiksmų:
- Įdiekite suderinamą programinę įrangą.
- Nustatykite savo skaitmeninį sertifikatą.
- Paruoškite privalomus laukus: : serijos numeris, data, išdavėjo ir kliento duomenys (NIF, adresas ir kt.), išsamus paslaugos ar produkto aprašymas, taikomi mokesčiai, išskaidyta bendra suma.
- Pasirašykite elektroniniu būdu sąskaita faktūra, jei reikia.
- Siųsti gavėjui galiojančiu skaitmeniniu kanalu.
- Išsaugoti kopiją prieinama apžiūrai bent 4 metus.
Baudos už elektroninių sąskaitų faktūrų neišrašymą
Nesilaikymas šių įsipareigojimų gali užtraukti baudas nuo 3 000 iki 60 000 eurų . Kai kurios didžiausios nuobaudos yra šios:
- 3.000 XNUMX EUR už kiekvieną ne elektroniniu būdu išrašytą sąskaitą faktūrą kai reikia.
- 6.000 XNUMX eurų už saugojimo ar konservavimo klaidas sąskaitų faktūrų.
- Iki 60.000 XNUMX eurų už privatumo ir saugumo priemonių nesilaikymą.
- Iki 50.000 XNUMX EUR, jei naudojate nepatvirtintą sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą pasibaigus įstatymų numatytiems terminams.
Skaitmeninis rinkinys kaip pagalbinė priemonė perėjimui
Vyriausybė siūlo iki 12 000 EUR dotacijas pagal „Digital Kit“ programą , kad padėtų jums įdiegti skaitmeninius sprendimus, įskaitant elektroninių sąskaitų faktūrų programinę įrangą . Šias dotacijas finansuoja Europos Sąjunga ir jos yra negrąžintinos, todėl jums jų grąžinti nereikės.
Įmonės, turinčios daugiau nei tris darbuotojus, gali teikti paraiškas iki 2025 m. spalio 31 d. Savarankiškai dirbantys asmenys, turintys mažiau nei tris darbuotojus, paraiškas gali teikti iki 2026 m. gruodžio mėn.
Skaitmeninimo agentai, tokie kaip „Declarando“, gali padėti jums pateikti paraišką dėl kupono be jokių papildomų išlaidų ir patarti, kuri programinė įranga geriausiai atitinka jūsų poreikius.
Elektroninių sąskaitų faktūrų įtraukimas į jūsų procesus gali būti svarbus žingsnis skaitmeninės transformacijos link, leidžiantis optimizuoti išteklius, pagerinti finansinę kontrolę ir sumažinti riziką. Kuo greičiau susipažinsite su įrankiais ir reikalavimais, tuo daugiau naudos gausite ir tuo mažiau sunkumų susidursite pereinant.